Mange kommuner vælger fortsat at distribuere fysiske dokumenter til politikerne i forbindelse med byråds- og udvalgsmøder. Det bliver til adskillige ringbind i løbet af et år - i en mellemstor kommune typisk 11-15.000 sider papir pr. byrådsmedlem pr. år, som både skal printes, kopieres, samles og bringes ud til politikerne. Det udgør en stor miljømæssig belastning og en stor omkostning for kommunen. Omkostningen anslås af flere kommuner til at være mellem 150.000 og 500.000 kr. pr. år – plus de mange anvendte timer i sekretariatsfunktionen når dagsordener inkl. bilag skal færdiggøres og fordeles til politikerne.
Hos Traen har vi i mange år leveret dagsordensystemer og webportaler, som gør dagsordener med bilag samt referater tilgængelige elektronisk - eksempelvis i forbindelse med byråds- og udvalgsmøder hos vores kommunale kunder. Alligevel har vi i dialogen med forskellige kunder erfaret, at mødedeltagerne fortsat har haft et behov for at printe en del dokumenter for at kunne tilføje egne notater og navigere hurtigt og smidigt mellem disse før, under og efter mødet.
På baggrund af det fortsatte behov for at printe mødedokumenter, så der bl.a. kan tilføjes notater, tilbyder vi nu mere økonomiske og miljøvenlige løsninger, som kan understøtte note-tagning og hurtig navigering i store dokumenter, hvilket betyder, at papiret helt kan undværes. Løsningerne giver mulighed for betragtelige besparelser i forbindelse med både dagsordenproduktion og mødeafvikling.
Uanset om mødedeltagernes foretrukne hardware er Apple’s iPad, Windows-baserede PC’er eller tablet-PC’er, kan vi tilbyde brugervenlige løsninger, som letter både sekretariatets arbejde og gør mødeafviklingen mere smidig. Erfaringerne viser, at der er mulighed for årlige besparelser i 100.000-kroners klassen.
Ved at modtage dokumenter og bilag direkte fra ESDH-systemets dagsordenmodul til enten iPad, Microsofts notatværktøj OneNote eller en hvilken som helst webbrowser får mødedeltagerne mulighed for at håndtere store mængder dokumentation på en mere effektiv måde end tidligere. Dagsordener, bilag og eventuelt yderligere sagsrelaterede dokumenter organiseres i en digital notesbog, hvorfra der let kan hoppes mellem de forskellige dagsordenpunkter og de tilhørende bilag. Samtidig kan notater tilføjes enten via tastatur eller med håndskrift via den tilhørende pen, og notater kan efterfølgende organiseres og fremsøges efter behov.
Ønsker du også at effektivisere mødeafviklingen i din organisation, så kontakt Traen for at høre nærmere - info@traen.com, tlf. 33 25 65 55.